7个基本Excel库存管理技巧+免费模板

库存管理是任何有产品销售的企业的运营骨干。如果你刚开始的时候，产品数量不多，没有很多变体，微软Excel是一个很好的工具，适合初学者创建一个库存清单模板。

然而，有效利用Excel进行在线库存管理需要时间，准确设置你的初始模板是至关重要的。在这篇文章中，我们将为您提供建立和使用Excel电子表格进行基本库存管理的技巧。

使用Excel作为低成本的库存管理解决方案

如果你正在寻找一种低成本的方式来管理你的库存，Excel可能是一个很好的解决方案。这是一个我们大多数人已经熟悉的程序，无论是会计还是电子表格形式，它是库存管理等应用的一个替代选择。通过集成的工具、功能和公式，使电子表格更加动态和互动，Excel也能够处理小型企业的基本库存管理。虽然不是中型或大型库存的理想选择，但Excel具有成本效益，如果你在OneDrive中使用它，甚至是免费的。

像任何免费或便宜的东西一样，Excel并不是完美的库存管理，但它有很多有价值的功能。虽然在Excel中很容易犯错（避免犯错需要耗费时间的审计、适当的组织和严格的管理），但它完全有能力处理初创企业的库存。

设置你的Excel库存清单模板

你的Excel库存的基本模板应该包括产品编号、产品名称、项目描述、项目价格、项目成本或价值、项目库存。 重新订购的数量，如果你想更新销售数量或价值，则是销售数量。重新订购的时间，产品是否已经停产，总库存价值，以及其他功能也非常有用，但你的列越多，就越难跟上所有的东西。

如果你想更深入地了解关键的库存管理技术以及如何将其应用于你的业务，请下载我们的免费电子书。 库存管理。你需要知道的一切.

然后，你可以用Excel公式自动计算总销售额、总利润等信息，并根据销售量最大的产品用几个简单的公式来组织你的库存。你可以根据自己的需要修改微软的基本免费模板（打开Excel时就有），购买模板，或创建自己的模板。

公式可以提高你的Excel电子表格的价值，同时减少计算数字时的头痛和压力。虽然它们一开始可能看起来有点复杂，但不要担心，它们中的大多数都很容易上手。

总和

SUM函数可以用来将你放入两个或多个单元格的任何数字相加。例如，你可以使用SUM函数创建一个运行中的销售数量，根据你输入的每一行的计算结果，自动更新你的收入数量。这样就不需要每天晚上用计算器查看每一行的情况。

这对于为你库存中的产品创建自动价值总计非常有用。但是，请记住，如果你有300行，你将不得不把它加到每一行。例如，如果你的产品每件价值27美元，而你的库存数量是65，SUM函数将自动更新 “库存价值 “部分为1755美元（65 x 27美元）。

排序

排序允许你按数字大小，或按颜色来排列你的库存，这样你就可以根据销售量、利润率或剩余库存来查看产品，从而快速、轻松地浏览产品。毫不奇怪，如果你的任何数据输入不正确，排序功能就会不正确。

如果你使用一个减法公式 (=B1-B2) 当你输入你卖出的商品数量时，它会自动从你目前的库存数量中扣除这个数字，然后你可以用它来根据库存进行排序，这样你就可以看到哪些商品的数量最少了。这也方便地规避了围绕不订购产品的问题，因为你不知道你需要订购哪些产品。

排名

排名允许你根据销售量、库存量或你收到的产品数量对物品进行排名。因为把你必须重新进货的高销量商品排在最上面是最有意义的，你可以用它来根据这两种规格组织你的库存。

排名与排序不同，因为当你通过点击 “排序 “告诉Excel这样做时，排序会按顺序组织你的数据，而排名会自动这样做。有趣的是，它不会自动调整顺序，所以你的第1号仍然可能在页面的中间位置。你的排名公式应该是这样写的。 =Rank (Cell, Cell:Cell)，其中提到的单元格包括所有你想要排名的单元格。

如何管理Excel电子表格以确保准确跟踪库存动向的7个技巧

1.避免Excel库存的陷阱和错误

许多专业人士避免使用Excel进行库存管理，原因很简单，人是容易出错的。在成片的数字和硬数据上寻找错误也很困难，除非你清楚地知道你在寻找什么。避免这种情况的唯一方法是建立一个自我审计和日常审查的最佳做法，以尽量减少错误。

2.立即更新

确保处理订单的人立即更新Excel文件，以防止出现问题。Excel不是一个实时的库存管理解决方案，所以你永远无法看到那一刻的真实库存值，但重要的是要确保尽可能频繁地更新它，以规避一些问题，如超额销售一个你无法返单的产品。

3.使用云计算

传统的离线Excel文档受到了严重的限制，因为一次只能有一个人使用该表。使用云端的Excel（OneDrive）或谷歌的替代方案，可以确保你可以邀请多人进入工作表并同时编辑，以提高自我审核能力，从多个来源输入数据，并加快流程。它还具有自动备份和在所有设备上同步的额外好处，这样你就可以在iPad上，或在家里的电脑上进行编辑。

4.花时间整合数据

花时间每月整合你的数据，可以让你创建图表，勾勒出你在每个时期的销售情况。你应该每月和每季度都这样做，特别注意假期和场合。

许多人使用Excel的最大问题之一是无法轻松分析你的历史数据–但花点时间将你整个月的数据添加到一个易于阅读的透视表中就能解决这个问题。这很耗时，但它可以让你根据时期和不同季节来跟踪你的销售情况，以便在未来更好地优化库存。

下面是如何在Excel中创建一个数据透视表。

1. 点击 “插入”，选择 “表格”，选择 “透视表”。(点击PivotTable下面的箭头，创建一个图表。
2. 在弹出的创建透视表对话框中选择表的范围（即1A-21G）。
3. 选择新透视表的位置（新工作表或现有工作表）。
4. 点击’确定’。
5. 根据需要定制你的透视表。

5.审查你的数据

Excel可以成为跟踪库存的宝贵工具，但要确保你跟踪和计算所有必要的东西，这取决于你。比如说。

• 如果你在跟踪重新订购的时间，你是否包括了交货时间（从制造商到仓库的时间，或从制造商到仓库的时间）？ 3PL) 在你的计算中？
• 你是根据销售额来计算利润，还是根据你的实际单品利润来计算？
• 你是否使用你的库存来立即计算销售税？
• 你的库存总价值是基于转售价值还是购买价值？

仔细检查你在计算中使用的数字，以确保它们是正确的，可以为你在未来节省昂贵和耗时的错误。

6.审计和审查

Excel依靠人输入数据，除非你有一个条形码扫描仪连接到你的系统，即使如此，也不是所有的事情都是自动化的。这将导致人为错误，当你重新订购过多或不足，或低估或高估利润时，会使你的整个供应和需求发生变化。

在纸上以及Excel文件中记录一切的政策，可以让你在每天结束时查看你的库存，纠正任何错误。

7.知道何时升级

Excel根本无法满足中大型库存量的需求，因为数百个栏目太过复杂，耗费时间，而且难以保持跟踪和更新。在某些时候，你将不得不升级到 专用库存管理系统，你应该知道什么时候该这样做。

如果你的产品库存不断增加，经常将产品从一个地方转移到另一个地方（如从供应商到3PL仓库，到你的实体店或客户），并希望实时处理大量或多个地点的跟踪，那么像QuickBooks Commerce这样的库存管理软件是非常值得投资的。你在决定是否升级到一个新的系统时，可以考虑你节省的时间、头痛和压力以及错误。 订单管理系统.

QuickBooks Commerce让您在一个仪表板上管理整个销售、库存管理、会计和运营流程–这等于几乎保证了效率的提高。与Excel和其他基本的库存工具不同，QuickBooks Commerce还能获取原始数据并创建自动情报报告，让您轻松了解企业在哪些方面表现最好，哪些方面可以改进。

一个专门的库存管理系统可以帮助你解决一切问题，从优化库存以获得更好的销售和投资回报，到随着消费群体的增长而发展你的业务并扩展到更多的销售网点–因此你的库存管理解决方案应该与你一起成长。

你的销售额越大，你对有效库存管理的需求就越大。使用Excel一开始会让你削减成本，但最终，从长远来看，一个专门的库存管理系统将是必要的，以节省时间和金钱。

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查找更多关于使用的提示 Excel用于库存管理.