对于财务和会计团队的人来说，月末结算往往是一个紧张的时刻。在大多数公司中，有很大的压力要尽可能快地编制出准确的财务报表。
企业资源规划（ERP）软件使许多这些过程自动化，使月末结算程序比过去几年更快、更容易。然而，组织必须与一系列的对账、应计和验证相抗衡，以确保其月末报表的准确性和完整性。
在这篇文章中，我们将逐步探讨月末结算的过程，甚至提供一个 幻灯片-基于月末核对表来帮助你完成它。尽管每个公司在月末结算方面都是独一无二的，但这一指南应该可以作为一个总体框架为你服务。
月末前一到两个星期
你的月末程序应该在实际截止日期前一两个星期开始。为了确保事情顺利进行，最好是发出一套标准的通信，提醒人们需要尽快提交关键信息–最好是在月底前。
这些通信应包括简短的提醒，说明到底需要做什么和完成的截止日期。例如，设定与员工报销有关的参数是有帮助的，即员工必须在每月的最后一天提交费用报告。你可以规定，任何没有足够文件的提交或在截止日期后提交的报告都可能导致延迟报销。这就提醒了员工，及时提交是至关重要的，而且准确性也很重要。由于这种提醒，你可以在适当的会计期间确认这些费用，而不需要在事后进行应计或调整。
把类似的通知发送给任何负责批准传入发票付款的员工，以及组织中负责记录收入的任何人（例如，输入他们的应计费时间以便向公司客户开具发票的顾问），也是一个好的做法。通过提前发送这些重要的提醒，你可以确保月末报告更加准确，并限制在每个会计期间结束时管理异常情况的时间。
一些ERP系统允许有选择地关闭子账（如A/R和A/P），以防止在月末结算过程中输入额外的交易。这可以确保你在核对子账的过程中，不会因为增加新的交易而变得更加困难。如果你的ERP系统有这样的功能，请利用它的优势。
核对银行账户
首先要解决的问题之一是银行对账，特别是通过这些账户处理大部分交易的运营账户和工资账户。在这个步骤中，你有时会发现你以前忽略的交易，例如在ERP系统中没有记录为现金收入的存款。在这个过程中，收到的银行转账或电汇经常会出现。银行对账将使这些交易浮出水面，并确保它们被正确记录在适当的分类账中。
在银行对账过程中，你也可以公布利息收入、银行费用或其他影响你现金余额的调整。
应对信用卡对账
如果你的组织使用公司的信用卡进行采购，在结账过程中及早核对这些报表通常也是一个好主意。同样，这也是一个常见的领域，你可能会发现以前没有记录的交易。使用公司卡购物的员工可能经常不报告此类交易或不上交收据；这可能导致预期余额和你的每月信用卡账单之间的差异。
核实你的分类账余额
你的ERP系统应该能够提供截至月末的应付账款和应收账款的账龄报告。虽然大多数ERP系统的内置报告可能缺乏一些报告的灵活性，但它们应该提供一个准确的总数和一个详细的清单，你可以用它来验证你的总账余额与分账的关系。
验证你的应收账款总额是否与适当的GL账户相匹配，对应付账款也要这样做。为了防止这些数字不同步，你应该避免将这些GL账户用于任何你不通过子分类账处理的交易。不要把手动的应收账款记入你的应收账款模块记入其交易的同一个GL账户。这同样适用于你用于A/P的总账账户。
你的库存模块应该提供你的库存的详细清单，以及反映你喜欢的库存估价方法的总数。如果你已经进行了一次实物库存清点，这是一个在库存模块中进行适当调整的好时机。同样，你应该避免在总账中做任何直接的分录，除非你需要做一个特殊的调整。
从Oracle分户账报告中剔除时间的5种方法
处理应计项目
在大多数公司，每个月都有一系列的应计项目，你必须执行。例如，你可能每周或每两周支付一次工资，这可能导致你与月末重叠。你需要计算你在刚刚结束的那个月所产生的工资支出部分，并对工资支出与应计费用做一个反转分录。你还应该确认应计的PTO。
如果你的组织根据长期项目的进展向客户收费，你可能需要进行应计项目，以确认已赚取但尚未开出的收入。如果你收到了预付的预付款，同样，你需要记录递延收入，并核对任何以前递延的金额，现在应该确认。
如果公司有任何存款或预付款没有通过分类账入账，你也应该计入这些。
审查固定资产、折旧和摊销
如果您的公司购置了任何资本设备、软件或类似的必须折旧的项目，您需要更新固定资产表，对这些新购置的资产适用适当的折旧表，并对折旧费用与累积折旧进行适当的调整。很多时候，当你处理发票时，这些类型的采购被错误地记入费用账户，所以你需要把它们重新归类到GL中的固定资产账户。这是一个很好的时间来审查采购中的这种例外情况，并积极主动地处理它们。
如果你的公司处置了任何固定资产，你需要对总账账户进行必要的调整，并在固定资产明细表中注明这一变化。
同样的步骤也可能适用于摊销的资产，如商誉、结算成本或企业启动成本。
对应付票据进行必要的调整
在许多公司，应付票据也需要在月底进行调整。你应该审查分期付款贷款的支付情况，以确保你已经正确记录了利息和本金。这一点对于分期付款的贷款来说尤其如此，在这种情况下，利息和本金的数额不断变化，尽管总的付款金额保持不变。递延利息支付的贷款需要计入利息。
为每笔应付票据保持一个贷款摊销表，并确保期末余额、利息总额和本金总额与总账中记录的交易相符，这是一个好的做法。
最后，你需要调整短期应付票据与长期应付票据，使你的资产负债表在适当的类别中反映这些金额。
审查投资
如果你的公司持有投资，记录赚取的利息，以及支付或记入你账户的红利。你还应该审查资产的市场价值，并做必要的分录来记录未实现的损失以反映任何价值的下降。
总结与回顾
在你做了所有适当的分录，进行了所有的对账，并记录了应计项目后，是时候打印你的初步报告了。在这一点上，重要的是审查你的报告是否合理。寻找任何大的或意外的差异。把这些初步报告分发给几个值得信赖的审查员是一个很好的做法，他们可以协助你检查错误并在适当的时候提出问题。很多时候，这种审查过程会暴露出你可能忽略的异常情况。
在打印最终报告之前，确保你关闭当月的会计系统，防止任何人将账目记入以前的会计期间并追溯改变余额。
寻找机会使结账过程自动化
当你完成了月末结算，你有时间深呼吸几下，考虑回顾一下你的结算流程，寻找机会将其自动化和精简。寻找那些通常消耗大量员工时间的任务。
通常情况下，对于账目核对，你必须包括附带的工作表，将来自多个来源的信息结合起来。如果一个特定的账目核对过程使事情陷入困境，可以考虑转向近乎实时的报告和分析工具，这些工具可以通过直接从ERP系统中提取信息，并使其在以下文件中可用，从而使你的生活更轻松。 微软Excel.这样做可以简化你的流程，节省数小时的紧张工作。
insightsoftware帮助各种规模的组织，提供强大的分析、规划和预算应用程序，以及其他旨在实现任务自动化、简化流程和提高准确性的工具。我们正在提供一个免费的月末结账模板，以帮助您和您的团队每次都能高效地完成工作。下载 免费模板 今天。
